業務マニュアル
今年のテーマ「不用意の用意」
不断の努力、知識の吸収は言うまでもなく、
末端の事務屋がやるべきこと。
「根拠に基づく業務マニュアルの作成」
１年４ヶ月余りの配属期間中に、取り扱う帳簿や帳票のデータ化を全て完了した。
エクセルファイルのワークシートの１枚、あるいは余白エリアにマニュアルを置いた。
帳簿には操作方法とともに、法令規則や目的を記載した。
また、組織内の複数部署にあった業務を集中化し、平準化後アウトソーシングすることが出来た。
通知やルールといった周知事項は全て、全ての職員がパソコンで閲覧できるよう掲示板に掲示した。
アウトソーシングも、契約担当部署の仲間達の協力で、すべり込みセーフ。
新年度初日から派遣される方、派遣会社のマネージャーさんとの打合せも完了。
業務に必要な組織機構図他、使用するリストを掲載した業務マニュアルをお渡しした。
後任にはそれらに補足を加え、マニュアルとして手渡し、最後の勤務を終了した。
業務の効率化を目指す部署では、業務引継書に業務マニュアルを付すルールがあると良い。
末端の日常業務を客観的に分析することで、組織全体の業務の流れが見える。
事務は、効率化を単なる手抜きにしてはいけない。
省略した仕事を、主役の付加業務にするなどもってのほか。
業務マニュアルの作成は、業務内容を知り整理する機会となる。
その中で、ムダな仕事、不合理が洗い出される。
効率化が組織の方針ならば、末端の事務であれ、改善を試みるのが職員の義務であると考える。
【付録】
鈴木「ねぇ、この帳票は何で研究職に書かせなくちゃならないのぉ？」
若手「鈴木さんに差し上げた票のコピーをファイルしてありますから。」
鈴木「だぁからぁ～、私が要らんて言ってるじゃない。本当に要らないのよ！
ゴミよゴミ！ゴミのコピーのファイル作るの止めようよぉ～。
余計な仕事研究職にさせないでよぉ～。」
若手「はぁ。でも、今までずっとそうしてありましたから。」
この若手君は、他所の部の所属であったため、ゴミ帳票はこの後数ヶ月作成され蓄えられました。
ムダはムダを呼び、物理的、人的資源の損失原因となります。
もし、あなたの職場に、こんなことを胸張って言う若手がいたら、
しっかり教育してあげましょう（笑）
自分という職業人が重ねる歳月。
それを成熟や洗練のための時間として過ごすために。。。
「根拠に基づく業務マニュアルの作成」
これからも、折りにふれ必要性を説いて参りたいと存じます。
不断の努力、知識の吸収は言うまでもなく、
末端の事務屋がやるべきこと。
「根拠に基づく業務マニュアルの作成」
１年４ヶ月余りの配属期間中に、取り扱う帳簿や帳票のデータ化を全て完了した。
エクセルファイルのワークシートの１枚、あるいは余白エリアにマニュアルを置いた。
帳簿には操作方法とともに、法令規則や目的を記載した。
また、組織内の複数部署にあった業務を集中化し、平準化後アウトソーシングすることが出来た。
通知やルールといった周知事項は全て、全ての職員がパソコンで閲覧できるよう掲示板に掲示した。
アウトソーシングも、契約担当部署の仲間達の協力で、すべり込みセーフ。
新年度初日から派遣される方、派遣会社のマネージャーさんとの打合せも完了。
業務に必要な組織機構図他、使用するリストを掲載した業務マニュアルをお渡しした。
後任にはそれらに補足を加え、マニュアルとして手渡し、最後の勤務を終了した。
業務の効率化を目指す部署では、業務引継書に業務マニュアルを付すルールがあると良い。
末端の日常業務を客観的に分析することで、組織全体の業務の流れが見える。
事務は、効率化を単なる手抜きにしてはいけない。
省略した仕事を、主役の付加業務にするなどもってのほか。
業務マニュアルの作成は、業務内容を知り整理する機会となる。
その中で、ムダな仕事、不合理が洗い出される。
効率化が組織の方針ならば、末端の事務であれ、改善を試みるのが職員の義務であると考える。
【付録】
鈴木「ねぇ、この帳票は何で研究職に書かせなくちゃならないのぉ？」
若手「鈴木さんに差し上げた票のコピーをファイルしてありますから。」
鈴木「だぁからぁ～、私が要らんて言ってるじゃない。本当に要らないのよ！
ゴミよゴミ！ゴミのコピーのファイル作るの止めようよぉ～。
余計な仕事研究職にさせないでよぉ～。」
若手「はぁ。でも、今までずっとそうしてありましたから。」
この若手君は、他所の部の所属であったため、ゴミ帳票はこの後数ヶ月作成され蓄えられました。
ムダはムダを呼び、物理的、人的資源の損失原因となります。
もし、あなたの職場に、こんなことを胸張って言う若手がいたら、
しっかり教育してあげましょう（笑）
自分という職業人が重ねる歳月。
それを成熟や洗練のための時間として過ごすために。。。
「根拠に基づく業務マニュアルの作成」
これからも、折りにふれ必要性を説いて参りたいと存じます。
